公司文書處理制度(二)

公司文書處理制度
十三條 防止拖延
文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發生延遲或停頓現象，應立即交文書檔案部門處理。
十四條 重要文書的保管

機要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴格保管。
文件柜的存放，必須選擇在發生意外時，能夠安全、迅速轉移出去，放在容易發現的醒目位置。

（四）文書的制作
十五條 用紙的規格
制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規格。
十六條 字句
文書應以簡單明了的文體記述，采用標準的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。
十七條 文體
全部文書一律采用書面文體。
十八條 復印
絕密文書未經主管認可不得擅自制作或復印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內復印多少份，送往何部門等等。
十九條 署名
在文書發送與轉交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。
．代表公司名義締結的合同書、往來公文、公司公告及向政府機構提交的報告，全部署名“董事會代表”。
．對外廣告及宣傳，采用公司名稱。
．除此之外的文書，署上相關業務部門名稱，以及部門經理的職務與姓名。
不重要的文書，只需署上經辦人姓名。

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